Prezes pełni najważniejszą funkcję w klubie Toastmasters. Prezes koordynuje działania klubowe, wspiera poszczególnych członków zarządu w ich działaniach tam, gdzie aktualna sytuacja tego wymaga. Zwołuje i przewodniczy spotkaniom zarządu. Na każdym spotkaniu klubu czyta i/lub wyświetla misję klubu. Znajduje zastępcę, jeśli nie może wziąć udziału w spotkaniu klubowym. Szuka liderów oraz doprowadza do przeprowadzenia wyborów nowego zarządu w odpowiednim terminie. Utrzymuje relacje z Dystryktem, Toastmasters International oraz innymi klubami.

Po zakończeniu kadencji wspiera nowego prezesa w jego działaniach, służy wiedzą i doświadczeniem.

• Koordynowanie prac zarządu
• Organizowanie i prowadzenie spotkań zarządu
• Reagowanie na różne zdarzenia dotyczące klubu
• Dbanie o dobrą atmosferę w klubie i odpowiedź na potrzeby jego członków

Jest odpowiedzialny za nadzorowanie cotygodniowych spotkań. Planuje daty spotkań i specjalnych wydarzeń. Zarządza programem, w którym członkowie zapisują się na mowy i funkcje na cotygodniowych spotkaniach. Pomaga znaleźć mentora nowym członkom lub wspiera Master Mentora w tej funkcji. Informuje nowych członków o programie edukacyjnym Toastmasters. Ponadto jest koordynatorem wiosennych i jesiennych klubowych konkursów.

• Zbieranie osób funkcyjnych na spotkania Toastmasters
• Motywowanie klubowiczów do realizacji projektów Pathways
• Informowanie klubowiczów o każdym spotkaniu klubu
• Nagradzanie najbardziej aktywnych klubowiczów (Toastmaster Miesiąca)
• Planowanie, organizowanie wydarzeń specjalnych i konkursów klubowych
• Koordynowanie mentoringu w klubie
• Udział w posiedzeniach Rady Dystryktu, głosowanie na międzynarodowych konferencjach
• Planowanie i nieustanne monitorowanie sukcesów klubu w programie DCP – Distinguished Club Program, czyli Program Wyróżniających się Klubów
• Inicjowanie zgłoszeń do TMI informacji dotyczących ukończonych projektach przez klubowicza otwieranie i zamykanie spotkania, gdy prezes jest nieobecny

Wiceprezes ds. Członkostwa jest odpowiedzialny za budowanie i utrzymanie członkostwa w klubie. Wiceprezes ds. Członkostwa jest często pierwszym punktem kontaktu dla nowych osób, które rozważają przystąpienie do klubu. Wiceprezes ds. Członkostwa może przyczynić się do tego, że dana osoba zasili szeregi klubu. Najważniejsze to rozmawiać, dbać o nowe osoby i „być dla nich”, co w rezultacie przekłada się na wzrost i sukces klubu.

Do obowiązków wiceprezesa ds. członkostwa należy:

• Witanie gości na spotkaniu, zadbanie o każdą nową osobę pojawiającą się na spotkaniu w klubie, tak, żeby czuła się, że jest mile widziana
• Wsparcie informacyjne gości poza spotkaniem, wyjaśnianie zasad członkostwa w klubie. Pomoc dla gości, którzy wyrazili chęć przystąpienia do klubu w wypełnieniu wszystkich formalności,
• Opracowanie aplikacji członkowskiej
• Budowanie i planowanie członkostwo w klubie, rekrutacja nowych członków
• Wyjaśnianie idei Toastmasters, programu edukacyjnego wszystkim gościom biorącym udział w spotkaniu
• Interesowanie się tymi członkami klubu, którzy nie uczęszczają na spotkania
• Współpraca z prezesem, wiceprezesem ds. edukacji celem zapewnienia, że każdy członek jest formalnie przedstawiony i wprowadzony na pierwszym spotkaniu

Wiceprezes ds. PR czuwa nad właściwym wykorzystaniem marki Toastmasters. Buduje społeczność wokół klubu Toastmasters Gdańsk. Dba o dobrą komunikację poprzez media społecznościowe. Zarządza działaniami promującymi klub na zewnątrz. Dobry PR-owiec to skarb, który sprawia, że na spotkaniach klubu nie ma pustych miejsc. 

• Propagowanie idei Toastmasters
• Aktywny udział w zebraniach zarządu
• Zarządzanie klubową witryną www oraz portalami społecznościowymi (YouTube, Facebook, Instagram)
• Przygotowywanie not prasowych i newslettera oraz materiałów promocyjnych (ulotki, wizytówki, klipy video)
• Publikacja materiałów promocyjnych
• Czuwanie nad właściwym wykorzystaniem marki Toastmasters
• Udział w szkoleniach organizowanych przez klub oraz innych klubowych wydarzeniach
• Kontakt z lokalnymi mediami i organizacja wywiadów
• Pomoc w organizacji wydarzeń klubowych (konkursów, szkoleń, okazjonalnych przyjęć)
• Utrzymywanie kontaktu z innymi klubami
• Udzielanie się na ogólnopolskiej stronie TM

Objęcie roli sekretarza stanowi możliwość poznania jak funkcjonuje klub. Dowiesz się kto jest odpowiedzialny za składki członkowskie, kto organizuje klubowe konkursy oraz ile zaangażowania wnosi w działanie klubu każdy członek zarządu. Pełnienie funkcji sekretarza jest bardzo dobrym przygotowaniem do objęcia kolejnych, bardziej wymagających ról w zarządzie. Podobnie jak wszyscy członkowie zarządu, sekretarz jest odpowiedzialny za tworzenie przyjaznej atmosfery na spotkaniach, witanie gości i wspieranie członków klubu w ich rozwoju.

Do głównych zadań klubowego sekretarza należą:

• Przesyłanie zmian w składzie zarządu do Toastmasters International
• Opieka nad klubowymi dokumentami, obsługa korespondencji klubowej
• Sporządzanie notatek ze spotkań zarządu
• Koordynowanie zadań po spotkaniach zarządu
• Zastępowanie pozostałych członków zarządu pod ich nieobecność
• Wsparcie dla prezesa klubu jeśli zajdzie taka potrzeba
• Aktywny udział na zebraniach zarządu oraz w spotkaniach klubu
• Uczestniczenie w szkoleniach przeznaczonych dla członków zarządu

Skarbnik jest osobą odpowiedzialną za prowadzenie klubu od strony finansowej. Opieka nad klubowym kontem, organizowanie zbierania składek członkowskich 2x w roku oraz każdorazowo w momencie przystąpienia nowych członków, a następnie przekazywanie składek do Toastmasters International to główne zadania skarbnika. Po uzgodnieniu z innymi członkami Zarządu dokonuje wydatków pieniędzy klubu na różne okazje typu urodziny, spotkania świąteczne i inne.

Pełnienie funkcji skarbnika wiąże się z bardzo dużą odpowiedzialnością, wszak chodzi o pieniądze, na dodatek nie własne. Pełnienie tej funkcji uczy samodzielności i systematyczności oraz odpowiedzialności.

• Odpowiedzialność za budżet klubu
• Zbieranie składek członkowskich

Sierżant pełni jedną z najważniejszych funkcji przed, w trakcie i po spotkaniu każdego klubu Toastmasters, ponieważ to od jego obecności oraz umiejętności zaangażowania w pomoc pozostałych członków klubu, zależy jakość materiałów potrzebnych, aby w trakcie spotkania było przytulnie i niczego nie brakowało. Ponadto jest pierwszą osobą witającą gości.

Zadania sierżanta:

• Odpowiadanie za techniczną stronę spotkania – miejsce, komfort
• Wspieranie mówców – nagrywanie oraz karty ewaluacji
• Dbanie o klubowe rzeczy – baner, statyw, karty ewaluacji oraz karty dla chronometrażysty
• Pierwsza osoba, która spotyka i żegna klubowiczów oraz gości
• Organizacja miejsca spotkań, każdorazowe przygotowanie sali do spotkań
• Przechowywanie mienia klubu
• Czynny udział w spotkaniach klubu
• Udział w posiedzeniach zarządu klubu, w szkoleniach zarządu i w konferencjach oraz innych wydarzeń TM

Prezes Poprzedniej Kadencji udziela wskazówek oraz służy pomocą nowemu zarządowi i członkom klubu. Przewodniczy Komitetowi Wyborczemu (Nominacyjnemu), pomaga w przygotowaniu Planu Sukcesu (Rozwoju) Klubu oraz wspiera dążenia klubu do osiągnięcia statusu Wyróżniającego się Klubu (Distinguished Club). Jeśli z jakiegoś powodu prezes poprzedniej kadencji nie może pełnić swojej roli, to ta funkcja pozostaje nieobsadzona do końca kadencji.